안녕하세요. 삼성이야기 에디터, Sam입니다.
업무상 빈번하게 사용하는 이메일은 보내기 쉬운 만큼 사소한 실수도 많은데요.
진정한 프로 직장인의 한 수! 실수하지 않고 이메일 잘 쓰는 법에 대해 알아봅니다.
이메일의 품격을 높이는 알맞은 형식과 예절! 10가지만 기억하세요!
갓 입사한 신입사원들이 가장 어려움을 느끼는 업무 중의 하나가 이메일 쓰는 것이라고 해요. 자칫 상사에게 실수하지 않을까 고민하며 단어 하나에도 심혈을 기울이고, 파일만 첨부된 ‘내용 무’의 메일을 보내고 소위 ‘멘붕’에 빠지기도 합니다. 
빠르고 다양한 의사소통을 위해 반드시 필요한 이메일은 커뮤니케이션 수단이자 되돌릴 수 없는 업무의 ‘증거’로 남기도 하는데요. 별것 아닌 것 같으면서도 은근히 까다로운 이메일 쓰기! 상대방에 대한 알맞은 형식과 예절에 따라 사소한 것도 놓치지 않는 센스를 갖춘다면 빠르고 정확한 소통으로 업무의 능률을 한층 더 높일 수 있습니다.
프로 직장인의 한 수! 이메일 쓸 때 반드시 알아두어야 할 필수사항 10가지를 소개합니다.
하나. 이메일 주소로 나를 알려라!
업무용으로 사용하는 회사 이메일 주소는 이름의 약자로 사용하는 것이 좋습니다. jackie.kim@samsung.com이나 gildong.hong@samsung.com 등과 같이 이메일 주소만으로도 누가 보냈는지 바로 확인할 수 있도록 합니다. 또한, 명함에는 반드시 회사 이메일을 명시하여 메일 전송 시 스팸이나 악성코드 등의 걱정 없이 수신할 수 있도록 배려해줍니다.
둘. 개봉률 100%, 제목에 내용을 담아라~
메일의 제목만 보고서도 내용을 알 수 있도록 메일 제목에 신경을 써 주세요. “안녕하세요’’ 또는 “확인 바랍니다” 등의 제목은 내용을 파악하기 어려워 자칫 스팸메일로 오해할 수도 있는데요. 중요하고 긴급한 메일일수록 결정 사안이나 확인되어야 할 사안을 제목에 넣는 것이 좋습니다.
셋. 첨부 파일은 내용보다 먼저!
급한 메일을 쓰다 보면, 간혹 첨부 파일을 붙이지 않고 보내는 경우가 있어서 당황하곤 하는데요. 메일을 작성할 때 반드시 문서를 제일 먼저 첨부한 후 내용을 쓰면 실수를 줄일 수 있습니다. 또한, 첨부 파일이 있는 경우 파일이 첨부되어 있음을 반드시 내용에서 알려주는 것이 좋습니다.
넷. 수신(to)과 참조(cc), 그리고 숨은참조(bcc)의 비밀은?
말 그대로 수신인(to)은 답변을 기대하는 사람입니다. 참조인(cc)는 수신자 외에도 내용을 숙지하고 있어야 할 사람입니다. 답변의 의무는 없지만, 도움이 될 만한 내용이 있다면 회신해도 좋습니다. 이때, 수신자는 답변을 보내며 메일 내용에 따라 ‘reply all’을 선택해 참조인도 포함될 수 있도록 해야 합니다. 
숨은 참조인(bcc)는 수신인에게는 알리지 않고 다른 누군가에게 메시지 내용을 보내고 싶을 때 사용합니다. 특히, 서로 잘 알지 못하는 경우에 메일주소 등 개인정보를 보호할 수 있어 유용합니다.
다섯. 인사는 정확한 호칭과 자기소개로…
메일을 쓸 때는 제일 처음 상대방이 누가 보낸 메일인가를 확인할 수 있도록 ‘안녕하세요, OOO의 김OO 대리입니다’라는 인사와 함께 간단한 자기소개를 해주는 것이 좋습니다. 이미 서로 알고 있는 사이라면 내용을 전달하기 전에 짧은 안부인사를 전하는 것도 잊지 마세요~
여섯. 메일마다 주제는 하나씩만!
하나의 메일에 여러 가지 주제를 한꺼번에 쓰는 것은 좋지 않습니다. 보낼 내용이 여러 개라고 해도 한 번에 모두 써서 보내지 말고 각각 다른 주제로 여러 개의 메일을 보내 놓으면 나중에 수신자가 내용 검색하기에도 편리합니다.
일곱. 핵심은 간략히, 두괄식으로! 올바른 문장으로 내 뜻은 명확히!
대부분의 비즈니스 메일은 핵심을 간략하게 먼저 쓰고, 다음에 그에 관한 내용을 풀어쓰는 두괄식으로 표현하는 것이 좋습니다. 내용은 짧고 명료하게 쓰는 게 중요한데요. ‘생각됩니다’, ‘판단됩니다’, ‘예상됩니다’ 등 피동형 문장은 책임 주체가 불분명하므로 이메일에서는 적절하지 못한 표현입니다.
이메일 답신율을 높이려면, 대상을 분명히 정하고 적극적으로 문장을 표현해 의사 전달을 명확히 하세요.
1. 오늘 하루도 즐거운 시간 갖고 계신가요? (X)
→ 오늘 하루도 즐겁게 보내고 계신가요? (O)
2. 고객을 대상으로 실시한 신제품 만족도 조사 결과 70%가 만족감을
드러낸 것으로 확인되었습니다. (X)
→ 신제품 만족도 조사에서 고객 70%가 만족했습니다. (O)
3. 퇴근 시간 전까지 업무에 매진해야 하는 것은 아무리 강조해도
지나치지 않은 일이겠죠? (X)
→ 퇴근 전까지 업무에 매진해야 하겠죠? (O)
4. 상무님께서 이번 사안에 대하여 많은 관심을 기울이고 계십니다. (X)
→ 상무님이 이번 사안에 관심을 많이 두고 계십니다. (O)
5. 지난번 회의 결과를 조금 더 협의할 필요가 있습니다. (X)
→ 지난번 회의 결과를 조금 더 협의하는 게 좋겠습니다. (O)
*참고: [삼성앤유] 내 메일에만 감감무소식? 메일 답신율을 높이는 능동형 글쓰기 (http://blog.samsung.com/3496)
여덟. 마지막은 언제나 친절한 서명으로~
이메일의 끝에는 보통 연락처 정보를 담은 서명을 추가합니다. 서명에는 전화번호, 주소 등 받는 사람이 나중에 다시 연락을 취해야 할 때 필요한 정보를 담습니다. 대부분 자동서명 기능이 있으므로 이를 잘 활용하면 편리합니다.
아홉. 전송하기 전, 확인은 필수!
보내기 버튼을 누르기 전, 다시 한 번 메일을 확인해 주세요! 먼저, 상대방의 이름이나 직급에 오타가 있는지 확인합니다. 그리고 내용 중에 누락되거나 틀린 글자는 없는지, 본문에 명시한 날짜와 시각이 맞는 지도요. 마지막으로 복사와 붙여 넣기를 했을 때 잘못 들어간 내용은 없는지도 꼭 확인해 주세요~
열. 답변 메일은 신속하고 정확하게~
상대방이 보낸 메일에 대한 답변은 빠른 업무 진행을 위해서 신속할수록 좋은데요. 24시간 이내에 회신하는 것이 좋습니다. 그리고 메일에 대해 답변을 할 때에는 원문의 앞부분에 요약해서 답을 하는 것이 원칙이지만, 여러 개의 질문에 답을 해야 할 때는 원문을 다시 적고, 그 아래에 답을 달아 보내도 좋아요.
이메일은 빠르고 간단하게 메시지를 전달하면서도 읽는 사람이 쉽게 읽고 이해할 수 있어야 합니다. 빽빽하게 내용을 채우기보다는 중간중간 여백을 주면 좀 더 쉽게 읽을 수 있고, 중요 부분에 하이라이트로 강조해주면 좀 더 빨리 한눈에 내용을 파악할 수 있겠죠?
지켜야 할 예절과 형식을 제대로 갖춘 메일이 더욱 빨리 전달되고 이해될 수 있다는 것, 잊지 마세요~!
출처: http://blog.samsung.com/3761/
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